正式な手紙の書き方

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 手紙・挨拶のマナー

正式な手紙の書き方とは

手書きの手紙
パソコンで打った手紙は事務的な印象を与えるため、個人的な内容の手紙は肉筆で書くようにします。ただし、通知状や案内状はその限りではありません。

手紙を書くための筆記具
正式な手紙を書く場合は、黒か濃いブルーのインクの万年筆が良いとされ、ボールペンで書いた物は本来不向きとされていますが、最近のジェルタイプのボールペンは失礼にあたりません。

反対にいくら正式とは言え、毛筆はよほど改まった手紙や年賀状以外では、形式ばった印象になります。

手紙は形式に従って書く
目上の方に出す場合や、正式な手紙を書く場合は、形式に添った礼儀正しい構成で手紙を書く必要があります。一般的には以下のような構成にします。

頭語・・・「拝啓」「謹啓」「謹呈」「啓上」「粛啓」などを使います。
返信の場合は「拝復」「復啓」。女性はあまり頭語を使わない場合もありますが、女性らしく「一筆申し上げます」「謹んで申し上げます」などを入れても構いません。

前文・・・頭語の後に改行して、頭一字分を下げて書き始めます。
季節感のある挨拶文の後に、「その後いかがお過ごしでしょうか」など相手の安否を尋ねる言葉と、自分の近況、日頃お世話になっている感謝の言葉、ご無沙汰していることのお詫びなどを書きます。

一般に「前略」というのは、頭語、前文を省略することで、以下の主文から書き始めることをさします。

主文・・・前文の後、改行して頭一字分下げて、手紙本来の用件を書きます。
用件は簡潔に、誤字、脱字、相手の名前が行末になったり、自分をさす言葉が行頭になったり、人の名前が二行に分かれたりしないように注意しましょう。

末文・・・主文から改行し、頭一字分下げて書く終わりの挨拶。
「ご多忙のところ恐縮ではございますがよろしくお願い致します」など結びの挨拶と、
「寒さ厳しき折、くれぐれもご自愛下さいませ」「ますますのご健勝をお祈り申し上げます」など、相手の健康を祈る言葉を書きます。

結語・・・頭語に対する終わりの言葉。
「拝啓」「啓上」→結語は「敬具」。「謹啓」「謹呈」「粛啓」→結語は「敬具」「敬白」。
「拝復」「復啓」→結語は「敬具」。前略→結語は「早々」「不一」「不尽」。
女性の場合は、頭語の使用いかんに関らず、すべて「かしこ」で構いません。

後付け・・・日付・署名・宛名。

形式の注意点
目上の方や改まった手紙には、「前略」や「追伸」を使わないのがマナーです。

宛名の注意点
宛名には必ず敬称をつけるのがマナーです。一般的には「様」を使いますが、会社や団体などには「御中」を使います。ただし、会社命の後に個人名を続けて書く場合には「御中」は使わず、「○○株式会社 □□様」と書きます。会社名の後に「○○株式会社御内 □□様」としても構いません。

例外として自分の子供や目下の人、役職を冠した場合には「殿」を使ったり、医者、弁護士、恩師などに「先生」と書く場合もあります。

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