アポイントの取りかた
アポイントの 取りかた
「大人のためのリアルマナー」では、日常のあらゆるシーンや、冠婚葬祭の時にお役に立つマナーについて
ご紹介しています。小さなマナーでも、知っているだけで、きっと人間関係をスムーズにしていけることと思います。
色々な場面で迷った時、困った時に、このサイトの情報を貴方のマナー手帖として思い出していただければ幸いです。
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TOP＞訪問・接客のマナー＞アポイントの取りかた
| 訪問と接客のマナー |
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訪問のマナー |
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アポイントの必要性 | ||
| 商談などで訪問する場合には、必ずアポイントをとり、突然行くのは避けましょう。 急用など特別な場合を除いて、相手の都合を聞かずにいきなり訪問するのは失礼です。 |
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アポイントのとり方 | ||
| アポイントを取る時の基本は、まず相手の都合を最優先させることです。 「いつがよろしいでしょうか？」と尋ね、日時を指定してもらい、その上で自分の予定と調整をはかるようにします。自分のスケジュールにあまり余裕がないときは、「午後でしたら何日がよろしいですか？」など、ある程度の条件をさりげなく伝えてもかまわないでしょう。相手から特に指定がない時は、こちらの都合のよい日時を提示し、 時間をかけずに、すばやく決めます。 １・日時と場所 「何月何日（何曜日）の午前（午後）の○時にお伺いいたします」のように日時と場所をはっきりとさせます。間違いを防ぐために、午後の時間は１４時などと表現してもよいでしょう。 ２・用件 日時の約束だけではなく、何の用件なのかをはっきりと伝えるようにします。 「例の件」などのあいまいな表現は、誤解を招くおそれがあるので、「○○の件をご説明にあがりたいと存じます」などとはっきり伝えましょう。 ３・所要時間 「三十分ほどお時間をいただきたいのですが」など、どのくらいの時間がかかるのか所要時間を伝えることも基本です。時間がかかりそうな場合は、あらかじめ長めの時間を取ってもらえるようにお願いしましょう。 ４．人数 「課長の○○と私の二名で伺います」など、誰と何人で訪問するのか人数を告げておくと、先方の準備がしやすくなります。必ず伝えるようにしましょう。 |
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都合がつかないとき | ||
| 先方が指定してきた日時が都合が悪ければ、「申し訳ありません」とお詫びして、日程を調整してもらいます。まず相手にいくつかの案を出してもらい、その中から自分の都合のつく日時を決めます。あくまでも先方の都合を優先しましょう。 |
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変更の依頼 | ||
| こちらから連絡してとったアポイントは、よほどのことがない限り変更はできないものと考えておきましょう。他の用事が入ったとしてもアポイントが最優先です。 それでも、やむをえない事情で変更が必要になった場合は、わかった時点ですぐに先方に連絡をいれるのがマナーです。丁重にお詫びをした上で、事情を簡単に説明しますが、あまり詳細に説明すると言い訳に聞こえますので、簡潔にしましょう。 |
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変更後のアポイント | ||
| 再度アポイントをとってもらうときは、こちらの都合でキャンセルを申し込んでいるのですから、何よりも相手の都合を最優先させます。だからといって、相手の都合を優先するあまり、無理なスケジュールや、あやふやな予定を組むのはいけません。これ以上の変更はできないものとして、しっかりと対応しましょう。 | |||
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